اتوماسیون اداری؛ راهی برای تعامل سازمان­ ها در فضای مجازی

ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت‌های اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند.
 

چکیده: سیستم‌های اتوماسیون اداری، با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، راه‌حلی برای برطرف کردن مشکلاتی از قبیل صرف وقت و هزینه­ های بسیار در سازمان­ ها، محسوب می‌شوند. در مقاله زیر با تعاریف مختلف اتوماسیون اداری و همچنین مزایای آن آشنا می­ شوید.

تعداد کلمات 991 / تخمین زمان مطالعه 5 دقیقه

بیشتر ما در زمان مواجهه با کارهای اداری چه خود مسئول یا مدیر سازمان باشیم و چه به عنوان ارباب رجوع به سازمانی وارد شده باشیم، درگیر نامه‌نگاری‌های متعدد، مکاتبات و درخواست‌های پیچیده‌ای می‌شویم. درخواست‌ها و نامه‌هایی که به جز اتلاف وقت و صرف هزینه‌های بسیار برای ما و سازمان مربوطه نتیجه‌ای ندارند، با این همه فکر می‌کنیم چاره‌ای جز طی کردن این مسیر نیست. سیستم‌های اتوماسیون اداری، با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، راه‌حلی برای برطرف کردن مشکلات مطرح شده محسوب می‌شوند. در ادامه، برخی از تعاریف متعددی را که در زمینه اتوماسیون اداری ارایه شده است مرور می‌کنیم:
 

بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت‌های اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند. تعاریف متعددی از سیستم‌های اتوماسیون اداری ارایه شده است. برخی از این تعاریف به شرح زیر است:
™ سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر رایانه است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموماً شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویربرداری مستندات، تقویم و غیره است.
™ در سایت ویکی‌پدیای فارسی از اتوماسیون اداری با عنوان «خودکارسازی اداری» یاد شده است و به عنوان مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای تعریف شده است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود.
™ امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های دستی نیستند بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز پوشش می‌دهند. به طور کلی آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت. امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج سازمان طراحی شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود.
 

از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیت‌های سازمان محسوب می‌شوند، بنابراین باید سیستم‌هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم‌هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان مورد نیاز و به شکل قابل استفاده است. امروزه سیستم‌های اطلاعاتی نقشی اساسی در همه زمینه‌های فعالیت شرکت ایفا می‌کنند. توجه به شرکت‌های موفق نشان می‌دهد که همگی آنها به سیستم‌های اطلاعاتی برای فعالیت روزانه‌شان مجهزند. چالش حقیقی‌ای که شرکت‌ها با آن روبه‌رو هستند، صرفاً به کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم‌های اطلاعاتی در مدیریت است. سیستم‌های اطلاعاتی که منبع ارزشمندی هستند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و باعث تحقق اثربخش اهداف سازمان با بهره‌وری بالا می‌شود.
 

مهم‌ترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در بیشتر سازمان‌ها، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنهاست و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. اتوماسیون اداری باعث می‌شود که راه‌های ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به آسانی در اختیار مدیران قرار گیرد. یکی از مواردی که در دین به آن اهمیت داده شده و انسان باید نسبت به آن بخیل باشد، وقت است. چنان که امام صادق (علیه السلام) در مواجهه با شخصی که از ایشان طلب نصیحت کرده بود، پس از نصیحت او فرمودند: فَقَدْ نَصَحْتُ لَکَ وَ لَا تُفْسِدْ عَلَیَّ وِرْدِی فَإِنِّی امْرُؤٌ ضَنِینٌ بِنَفْسِی.[1] به تحقیق که تو را نصیحت کردم. [دیگر برخیز] و اشتغال من به ورد را خراب نکن که من نسبت به [وقت و برنامه] خودم بخیل هستم. همچنین با وجود سامانه اتوماسیون اداری مراجعان با فساد اداری کمتری مواجه می‌شوند چرا که سامانه‌ای طراحی شده است که دیگر دروغ نمی‌گوید، تکبر ندارد، تبعیض اجتماعی ایجاد نمی‌کند، به کسی نگاه بد ندارد و غیره.[2]
 

™ انجام همه کارهای اداری در هر زمان و حتی خارج از محل کار
™ استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرایندهای اداری
™ ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعه آسان
™ به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده‌کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک
™ مدیریت متمرکز و ایجاد شفاف‌سازی در مراحل گردش اسناد
™ مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان
™ پیگیری نامه‌ها از طریق تلفن یا اینترنت در راستای طرح تکریم ارباب‌رجوع
™ تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‌ها
™ صرفه‌جویی در کاغذ و در نتیجه کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست.



منبع: محمد حسین سیاح طاهری و دیگران؛ (1395)، حقیقت مجازی، انتشارات مرکز ملی فضای مجازی.