نظارت بر کار افراد در سازمان (بخش اول)

نظارت فقط اعمال قدرت نیست بلکه حفظ افراد در مسیر رشد است.
 

چکیده: یکی از مراحل مهم در کارسپاری به دیگران، نظارت بر ایشان است که آیا کار را به خوبی انجام داده اند یا خیر؟ در این نوشتار به بیان توضیحاتی در این خصوص می پردازیم.

تعداد کلمات 1029 / تخمین زمان مطالعه 5 دقیقه

 

وقتی کار مورد نظر را محول کردید، به حالت نظارت بروید تا مطمئن شوید همه چیز طبق برنامه پیش می رود؛ و تا زمانی که نشنیده اید همه چیز خوب پیش می رود، چنین تصوری نداشته باشید. شما باید بدون پیگیری بیش از حد نزدیک و تعقیب، بررسی کنید که کار چگونه پیشرفت می کند، در صورت لزوم پشتیبانی ارائه دهید، و مشکلات را پیش بینی و رفع کنید.
 

 به صورت مکرر پیشرفت کار را بررسی کنید تا مطمئن شوید وظیفه ی مورد نظر در مسیر انجام صحیح و به موقع قرار دارد. بررسی کنید تمامی نقاط مرجع موقت (که در هنگام سپردن وظیفه ی مورد نظر به کارمندتان درباره ی آن صحبت کردید) رعایت شده باشند.
گفتن جمله ای مانند «می خوام تا جمعه ی آینده اصلاحیه های طرح پیشنهادی رو ببینم» نشان دهنده ی کنترل مناسب شما به عنوان مدیر بر کار است؛ و افزودن جمله ای مانند «چهارشنبه تشکیل جلسه می دیم تا ببینیم پیشرفتتون چطوره و درباره ی مشکلات اصلی صحبت کنیم» نشان می دهد که بر کار نظارت دارید و در هنگام نیاز آماده ی ارائه ی راهنمایی هستید.
بسته به تعداد وظایف و پیچیدگی کار محول شده ای که بر آن نظارت دارید، سعی کنید از یک یا چند مورد از ابزارهای زیر برای تسهیل نظارت بر کار استفاده کنید:

نظارت نزدیک، فرصت هایی برای ارائه ی راهنمایی و بازخورد به شما می دهد. اما به خاطر داشته باشید هدف نهایی، انجام موفق و به موقع است و نه نحوهی انجام کار. بدون مدیریت مداخله گرانه بر وظیفه ی مورد نظر نظارت کنید، و به کارمندتان اجازه دهید همچنان که کار را به پیش می برد بیاموزد و رشد کند. مهم تر از همه این است چه زمانی که همه چیز به خوبی پیش می رود و چه زمانی که اشتباهاتی رخ می دهد، از کارمند خود پشتیبانی کنید.
 

در زمان نظارت بر وظیفه ی محول شده، پشتیبانی ارائه دهید، اما بدون مداخله گری. نکات زیر می توانند به شما کمک کنند تعادل مناسبی از بازخورد و پیگیری ایجاد کنید:

مثال زیر تکنیکی با بهره وری بالا برای ارائه ی پشتیبانی به شما نشان می دهد. جسیکا[1] تصمیم می گیرد عرضه ی اولیه ی گستره ی کامل و جدیدی از برنامه های بهره وری کسب و کار برای تبلت را پس از آنکه مطمئن شد جمیل[2] مهارت های لازم را دارد به او بسپارد.

جمیل به خوبی با نرم افزارهای بهره وری کسب و کار آشنایی دارد و قبلا نیز در زمینه ی عرضه ی محصولات مربوط به برنامه های این ابزارها کار کرده است (اگرچه رهبری چنین کاری را بر عهده نداشته است). همچنین او دوست دارد به صورت مستقل کار کند. و مشتاق است خودش را اثبات کند. با گذر چند هفته، جسیکا شاهد پیشرفت مداوم بوده و از حساسیت جمیل به زمان بندی راهبردی عرضه ی اولیه ی محصول لذت می برد. همچنین به این علت که خودش زمان بیشتری برای پروژه های دیگرش دارد خرسند است. اما او به صورت تصادفی در می یابد گروه بازاریابی که برای موفقیت عرضه ی اولیه ی محصول بسیار مهم است کارهای بیشمار دیگری نیز در دست دارد. او می تواند دغدغه های خود را به صورت مستقیم با گروه بازاریابی مطرح کند، اما نگران است این کار باعث شود جمیل فکر کند که او می خواهد مسئولیت عرضه ی اولیه ی محصول را از او پس بگیرد. جسیکا چگونه می تواند به بهترین شکل جمیل را پشتیبانی کند و در عین حال مطمئن باشد عرضه ی اولیه با موفقیت انجام می شود؟

از آنجا که جمیل در برخورد با مشکلات عرضه ی اولیه به اندازه ی جسیکا تجربه ندارد و شاید نداند که چگونه مهلت های زمانی نزدیک به هم بازاریابی را مدیریت کند، جسیکا تصمیم می گیرد مشکلات احتمالی را که بر اساس تجربه اش در پروژه های مشابه میداند برای او توضیح دهد. در زمان این صحبت، جسیکا (در حین اینکه مراقب است اختیاراتی را که به جمیل سپرده خدشه دار نکند) اطلاعاتی را که درباره ی گروه بازاریابی آموخته است در اختیار او قرار می دهد، چرا که بر وظیفه ی محول شده تأثیر دارد».
روش حساس جسیکا در ارائه ی پشتیبانی به جمیل، به او کمک می کند که موقعیت را به شکل مستقل و بدون خدشه دار شدن اختیاراتش یا اشغال بخش زیادی از زمان جسیکا اداره کند.
 
ادامه دارد...

منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (کارسپاری)»
نوشته: نرگس شفیعی