برنامه ریزی برای مدیریت زمان

برنامه ریزی برای مدیریت زمان شاهراه رسیدن به موفقیت است.
 

چکیده : وقتی برنامه‌تان را همه روزه مرور می‌کنید، به ایده‌ها، چشم‌اندازها و بینش‌هایی جدید می‌رسید تا کارتان را بهتر و سریع‌تر از آنچه بدواً تصور می‌کردید انجام دهید. اقدام بدون برنامه‌ریزی علت همۀ شکست ها و ناکامی هاست. در برابر این وسوسه مقاومت کنید و قبل از برنامه‌ریزی اقدام نکنید.

تعداد کلمات 797 / تخمین زمان مطالعه 4 دقیقه

 

همۀ مدیران موفق در مدیریت زمان برنامه‌ریزان خوبی هستند. آنها برای رسیدن به هدف های بزرگ و کوچک خود برنامه می‌ریزند. هرگاه پروژه‌ای جدید روی میزشان قرار می‌گیرد، دقیقاً توجه می‌کنند چه کاری است که باید انجام دهند. بعد فهرستی دقیق مکتوب می‌کنند و اقدامات ضروری برای تکمیل برنامه را به عمل می‌آورند. قاعده‌ای وجود دارد و آن اینکه هر دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی شود ده دقیقه در وقت اجرا صرفه‌جویی می‌کند. وقتی که آن را درباره کاری که باید انجام دهید روی کاغذ صرف می‌کنید، بازدهی انرژی شما را 1000 درصد افزایش می‌دهد. برای هر دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی می‌شود، ده دقیقه در اجرا صرفه‌جویی می‌شود. پس از آن که هدفتان را شناسایی کردید، از همۀ چیزهایی که برای رسیدن به هدفتان به آن احتیاج دارید، باید فهرستی تهیه کنید.
وقتی به برنامه فکر می‌کنید، اقلام جدید را به آن اضافه می‌کنید تا فهرست شما کامل شود. اول باید از فعالیت ها به شکل زماندار فهرستی تهیه کنید، از اولین قدم تا آخرین قدم. همانطور که هنری فورد می‌گوید: «بزرگترین هدف ها تحقق پیدا می‌کنند به شرط آنکه آنها را به اجزای کوچکتر تقسیم کنید.» دوم، باید اولویت های این اقلام را مشخص سازید. بپذیرید که 20 درصد اقلام موجود در فهرست شما 80 درصد ارزش شما را تولید می‌کند. تعیین اولویت ها به شما امکان می‌دهد که کارها و فعالیت های کلیدی را اول انجام دهید. همانطور که گوته می‌گوید: «کارهای مهم هرگز نباید تحت‌الشعاع کارهای کم‌ارزش قرار بگیرند.»
برنامه‌های خود را به طور منظم مرور کنید، به خصوص زمانی که ناراحتی و مقاومت را تجربه می‌کنید. وقتی اطلاعات جدید و بازخوردهای نو می‌گیرید، آماده باشید که در برنامه‌های خود تجدیدنظر کنید. به خاطر داشته باشید که تقریباً هر برنامه‌ای اشکالاتی از آن خود دارد. وقتی برنامه‌تان را همه روزه مرور می‌کنید، به ایده‌ها، چشم‌اندازها و بینش‌هایی جدید می‌رسید تا کارتان را بهتر و سریع‌تر از آنچه بدواً تصور می‌کردید انجام دهید. اقدام بدون برنامه‌ریزی علت همۀ شکست ها و ناکامی هاست. در برابر این وسوسه مقاومت کنید و قبل از برنامه‌ریزی اقدام نکنید.
 

شاید مهمترین کلمۀ مرتبط با موفقیت در هر کاری وضوح و روشنی باشد. اشخاص موفق خوب می‌دانند که کی هستند و در هر زمینه از زندگیشان چه می‌خواهند. علاوه بر هدف های مکتوب، انسان های موفق برای هر روز خود برنامه‌ریزی می‌کنند. وقتی هدفی بزرگتر برای خود و برای تجارتتان در نظر می‌گیرید، چهار سؤال اساسی وجود دارد که باید مطرح کنید:

1. کدام مشکلات و کدام موانع میان شما و دستیابی به هدفتان وجود دارد؟ چرا هنوز به هدفتان نرسیده‌اید؟ چه عاملی سد راه موفقیت شما شده است؟ کدام راهبندان راه شما را مسدود کرده است؟ کدام مسئله را باید حل کنید؟ به کدام مسئله باید غلبه کنید تا در پایان به هدفتان برسید؟ از جمع همۀ مسایلی که باید حل و فصل کنید کدام 20 درصد مسایلی هستند که مسئولیت 80 درصد موانع و مسایل میان شما و هدف هایتان را ایجاد می‌کنند؟

2. کدام دانش، مهارت و یا اطلاعات اضافی مورد نیاز هستند تا به هدف خود برسید یا پروژه خود را کامل کنید؟ باید بدانید: «آن قدم هایی که برای رسیدن به شرایط امروز برداشتید برای رسیدن به هدف های بعدی کافی نیستند.» از کجا می‌توانید دانش اضافی و مهارت های جدیدی را که برای رسیدن به اهدافتان به آنها احتیاج دارید فراهم آورید؟ آیا می‌توانید این اطلاعات را کرایه یا خریداری کنید؟ آیا به مهارت هایی جدید احتیاج دارید تا به حداکثر توانمندی خود برسید؟ برای تصمیم‌گیری درست برای برنامه‌ریزی جهت تحقق اهدافتان به چه اطلاعاتی احتیاج دارید؟ همانطور که جاش بلینگ می‌گوید: «آن چیزهایی که ما می‌دانیم ما را محدود نمی‌کند. آنچه ما می‌دانیم و درست نیست به ما آسیب می‌رساند.»

3. برای رسیدن به هدف هایتان به چه کسانی، به چه گروه ها و سازمان هایی احتیاج دارید؟ گاه یک شخص به تنهایی می‌تواند به شما ایده‌ها و بینش‌هایی بدهد که درها را به روی شما بگشاید و شرایطی فراهم آورد که به دستاوردی برسید بسیار بزرگتر از آنچه تصور می‌کردید.

4. از جمع همۀ کسانی که می‌توانند به شما کمک کنند تا به هدف هایتان برسید، چه کسی مهمتر از بقیه است؟ شما در مقابل چه می‌توانید پیشنهاد کنید تا به هدفتان حتی سریع‌تر برسید؟ مهمترین پروژه‌ها در تجارت و در دنیای واقع در پیرامون ما، از سوی کسانی تکمیل می‌شوند که برنامه‌ریزی مفصل می‌کنند و بعد دست به کار می‌شوند. برای خود و تجارتتان برنامه‌های مکتوب تهیه کنید و بعد این برنامه را به گونه‌ای دنبال کنید که به موفقیت برسید.
 

منبع : برگرفته از کتاب "روانشناسی مدیریت زمان" اثر برایان تریسی