آشنایی با عوامل اتلاف زمان و درمان آنها

قدرت و سرعت در تصمیم‌گیرى، از شاخصه‌هاى مهم براى مدیر است، ناتوانى در تصمیم‌گیرى، باعث اتلاف وقت خود و دیگران مى‌شود.
 

نداشتن طرح کارى، از مصادیق بى‌فکرى است. به منظور دورى از این آفت، باید به برنامه‌ریزى و اولویت‌بندى کارها پرداخت. در مدیریت زمان، تعیین هدف‌ها و اولویت‌هاى مربوط به کار از مهمترین امور به شمار مى‌رود، که با توجه به آن مى‌توان از به دام افتادن در امور جزیى و غیر ضرورى نجات یافت.
 

۱-آشنایى نداشتن نسبت به اهمیت برنامه‌ریزى، مراحل و شیوه برنامه‌ریزى و ملاک‌هاى اولویت بندى؛
درمان: توجه داشته باشید هر یک ساعتى که صرف برنامه‌ریزى مؤثر شود، در مقام اجرا چهار ساعت زمان برایتان ذخیره مى‌کند و نتایج بهترى هم ببار مى‌آورد.

۲-برداشت غلط درباره برنامه‌ریزى: وقت‌گیرپندارى برنامه‌ریزى، احساس موفقیت از بى‌برنامگى، تصور به هم خوردن همه برنامه‌ها به خاطر کارهاى غیرمنتظره، برنامه‌ریزى به کار جنبه انتزاعى مى‌بخشد و….
درمان: بدانید که اکثر افراد بر اساس همین برداشت‌هاى نادرست، وقت خود را تلف مى‌کنند.

۳-مهم ندانستن نوشتن برنامه و انجام دادن کارها بر اساس برنامه‌هاى ذهنی؛
درمان: هیچ حافظه‌اى مصون از خطا نیست، تعیین اولویت‌هاى برنامه با روى کاغذ آوردن، آسان مى‌شود بدون برنامه مکتوب، ساعات روز با هر مسئله کوچک بى‌اثر، رها و منقطع مى‌شود.
 

امام على(علیه السلام) مى‌فرماید: شما و تمام فرزندان و اهل بیتم و کسانى را که نوشته من به دست آنها مى‌رسد را به تقواى الهى و نظم در کارها سفارش مى‌کنم.[۲] فرد نامنظم، علاوه بر اتلاف زمان خود، باعث اتلاف زمان دیگران نیز مى‌شود. فرد منضبط هیچ گاه کارى را در نیمه راه رها نمى‌کند، بلکه اهدافى بلند بر مى‌گزیند و با سعى و کوشش آن را به فرجام مى‌رساند.
 

۱-فقدان اهداف و برنامه صحیح؛
درمان: تعیین اهداف در حوزه‌هاى اصلى و داشتن برنامه صحیح؛

۲-عدم پیگیرى
درمان: براى کارهاى خود مهلت تعیین کنید و برآوردهاى دقیق از انجام کار داشته باشید، براى خود جریمه قرار دهید.

۳-ناتمام گذاشتن کارها
درمان: پیش از کنار نهادن کارها، آن‌ها را به اتمام برسانید. به هر کارى یک بار بپردازید و در همان بار اول آن را تمام کنید.

۴-آشفتگى و به هم ریختگى محل کار و تحصیل
درمان: راه حل کلى، پدید آوردن سیستم منسجم و به هم پیوسته‌اى است که بر اساس آن هر چیزى جاى مخصوص خود را بیابد.

۵-بى‌نظمى شخصى
درمان: خود را به نظم وادارید تا کنترل مؤثر وظایف برای تان میسر شود. در برخورد با اطلاعات، به نحو منظم و روشمند عمل کنید و مکرر در مکرر به خود بگویید که آدمى منظم و مرتب هستید و در این راه بکوشید.

6- ضعف جسمانى و خستگى(سرحال نبودن)
درمان: در برنامه زندگى خود، تغییر و تحول ایجاد کنید(غذا، خواب، نگرش، تفریح و ورزش، دوستان و…)

یادآورى: هدف شما باید آن باشد که فکرتان را از هر چیز دیگرى جز آنچه روى آن کار مى‌کنید، پاک سازید. لوازم مهم و ضرورى را همیشه به صورت منظم در دسترس قرار دهید. فضاى کار و مطالعه را چنان سامان دهید که کارها با توجه به اولویت آنها در برابرتان قرار گیرد.
 

امام باقر(علیه السلام) مى‌فرماید: «من از کسى که در امور دنیویش تنبلى کند، بیزار هستم؛ زیرا کسى که در امور دنیایش تنبل باشد، در امور مربوط به آخرتش تنبل‌تر است.»[۴] امام على(علیه السلام) در این زمینه مى‌فرمایند: «شاخصه تنبلى، به تأخیر انداختن کار است»[۵] فرد تنبل چون اهل کار نیست، حتى هدف‌هاى قابل دسترس و آسان را، دست‌نایافتنى مى‌بیند و به همین دلیل اوقات خود را به بطالت مى‌گذراند.
 

۱-عوامل گرایشى مانند: عدم تمایل به قبول زحمت یا ناراحتى، ترس از شکست، عزت نفس کم، افسردگى، ملالت،  خجالت، احساس تقصیر و…

درمان: باید در خود نگرش مثبت ایجاد کرد و به خود  تلقین نمود(تلاش مى‌کنم. فردا یعنى هرگز! مهم، امروز است، تنبلى، مانع موفقیت است؛ خواستن، توانستن است.

۲-موانع شناختى مانند: اطلاعات ناکافى، مشخص نبودن اولویت‌ها، تردید داشتن، مطمئن نبودن درباره مسئله و ناتوانى در درک اقدام به جا و به موقع، تفکر منفى، هدف‌هاى مبهم و …

درمان: علت مسامحه‌کارى خود را شناسایى کنید، براى خود، برنامه‌ریزى دقیق داشته باشید، مسائل را تجزیه، خرد و تحلیل نمائید، اقدام کنید، توجه داشته باشید که انسان‌هاى موفق، دفع‌الوقت نمى‌کنند، تنبل نیستند و تنبلى را  مانع موفقیت مى‌دانند.

۳-شرایط محیط یا عوامل خارجى مانند: سردرگمى، نبود تشکیلات، سر و صدا، فشار کارى بیش از اندازه و…

درمان: ابزار و مواد لازم را تهیه کنید، محل کار و  فعالیت علمى خود را مرتب و منظم  نمائید، دماى محل کار را بین ۲۰ تا ۲۶ درجه  نگهدارید، عوامل حواس‌پرتى را با مهندسى محیط حذف کنید، تمرکز خود را روى یک هدف یا یک فعالیت قرار دهید و از انجام کارهاى پراکنده پرهیز نمائید.

۴-موانع جسمانى موجود بر سر راه مانند: خستگى، استرس، بیمارى، ورزش نکردن، بى‌تحرکى در طول روز، پشت میز نشستن و …

درمان: هر روز یا یک روز در میان، ۲۰-۱۵ دقیقه ورزش کنید و بدانید تنها ورزش پایان هفته، نه تنها کافى نیست، بلکه از جهاتى مضر است،  تغییر حالت دادن در نشستن و راه رفتن و تنفس کردن، به حالت آرام در آمدن، ۲۰-۱۵ دقیقه خواب در میان روز، توجه به برنامه غذایى مخصوصاً مصرف قند، توجه به صبحانه کامل، تلقین و ….
 

تعارف بى‌جا و رودربایستى داشتن، در حقیقت یک نوع دروغگویى است. وقتى فرد نمى‌تواند و یا نمى‌خواهد کارى را انجام دهد و آن کار را بپذیرد، باعث اتلاف زمان، سرمایه‌ها و تضییع حقوق دیگران خواهد شد. مرحوم مجلسى در بحارالانوار از کتاب دعوات راوندى از امیرالمؤمنین على(علیه السلام) روایت کرده که فرمود: وقتى از رسول خدا(صلی الله علیه و آله و سلم) چیزى را مى‌خواستند، چنانچه اراده اش بر انجام آن کار تعلق مى‌گرفت، مى‌فرمود: «آرى» و اگر نمى‌خواست آن را انجام دهد، سکوت مى‌کرد و هرگز کلمه «نه» را بر زبان جارى نمى‌ساختند.[۶]
 

۱-تمایل به خشنود کردن دیگران
درمان: اولویت کارهاى خود را مرور کنید و بدانید که  پذیرش هر کار جدید، زیر پا گذاشتن آن اولویت‌هاست

۲-کسب توانایى از تقاضاهاى دیگران
درمان: خود را بیش از حد ضعیف نشان ندهید. بر تلاش‎هایتان اتکا کنید.

۳-بى‌اطلاعى نسبت به شیوه‌هاى نپذیرفتن
درمان: به دقت گوش کنید و دریابید که از شما چه چیزى‌ خواسته مى‌شود، قبل از گفتن «بله» تا ده را بشمارید، دلایل خود را بیان کنید، اگر قصد نپذیرفتن دارید، این کار را با قاطعیت و ادب انجام دهید؛ با پاسخ متزلزل، امید کاذب در قلب درخواست‌کننده ایجاد نکنید، راه حل‌ها و جایگزین‌هاى تازه‌اى عرضه کنید.
 

پیامبر اکرم(صلی الله علیه و آله و سلم) مى‌فرماید: «اى ابوذر! از اهمال کارى نسبت به اهداف خود، برحذر باش؛ زیرا تو امروزت را در اختیار دارى نه آینده‌ات را».[۷] تسویف، منجر به سنگین‌تر شدن بار فرداها مى‌شود و نگرانى از کارهاى مانده و دشوارى انجام آنها به مرور زمان، منجر به بیمارى‌هاى عصبى و یا بى‌تفاوتى نسبت به امور مى‌شود، و به دنبال آن، بى‌نظمى و عدم تعهد نسبت به مسئولیت‌ها رخ مى‌دهد و از همه مهمتر، فرصت‌ها از دست مى‌رود.
 

۱-اعتقاد به این که من تحت فشار بهتر کار مى‌کنم.
درمان: توجه داشته باشید این تصور، یک توجیه محض است، براى انجام کار و مطالعه خود، مهلت زمان مشخص کنید، بر شروع کار به جاى پایان آن تأکید کنید، قاطع باشید و اولویت‌ها را مشخص کنید.

۲-ترس از شکست؛
درمان: باید به توانایى‌ها و امکانات و استعداد خود توجه بیشتر نمود.

۳-فقدان علاقه به موضوع درسى یا فردى خاص
درمان: به موضوع مورد علاقه خود بپردازید، به عوامل مؤثر در ایجاد انگیزه توجه داشته باشید.

۴-عادت به انجام امور ساده و سپس به تعویق انداختن امور دشوار
درمان: وقتى که در اوج انرژى روزانه خود هستید، کارى را که مهمتر است انجام دهید، توجه  داشته باشید که کار کنار گذاشته شده ممکن است حیاتى‌تر بوده باشد و با تأخیر آن، خسارت بزرگى متحمل شوید.
 

این حالت منجر به عدم توانایى در تصمیم‌گیرى و وسواس در عمل مى‌شود. جرأت لازم براى اجرا از دست مى‌رود. بیشتر زمان افرادى که داراى تصویر منفى از خود هستند، به سرزنش خود می‌گذرد و به علت روحیه منفى در کارها، بى‌انگیزه بوده و به اتلاف زمان در هر کار مى‌پردازند. فرد باید خود را با میزان توانى که دارد بپذیرد.(لیس للانسان الا ما سعى) در مقابل، آگاهى از توانایى‌ها و استعدادهاى خود و نگرش نسبت به خود، مزایایی را در بر دارد: اشتیاق را تحریک مى‌کند. خلاقیت را زیاد مى‌کند و شخصیت انسان را به نحو احسن شکوفا مى‌سازد.
 

۱-عقده حقارت
درمان: خود را بهتر ببینید از طریق: بهتر کردن پوشش، آرایش مو و ظاهر، حفظ تندرستى تصویر ذهنى مثبت از خود داشتن، در نقش انسانِ موفق بازى کنید.

۲-پیچیده و شلوغ بودن برنامه‌هاى کار و مطالعه
درمان: تا مى‌توانید ساده کنید؛ مسایل را ساده کنید:‌ (مسائل و مشکلاتى که در رابطه با اموال، اشخاص، تعهدات و…. دارید یا ساده کنید).

۳-عوامل منفى
درمان: از عوامل منفى جدا شوید(مشکلات را به خداوند واگذارید؛ خود را سرگرم کنید. هر کار را به موقع خودش انجام دهید. ورزش کنید. به خنده و شوخى، متوسل شوید. زندگى را ساده‌تر کنید. فکرتان را روى مسائل مثبت متمرکز کنید. به دیگران کمک کنید. وقت خود را با یک دوست بگذرانید).
 

امام على(علیه السلام) مى‌فرماید: «کار کمى که ادامه یابد، از کار زیادى که ملال‌آور باشد، امیدبخش‌تر است.»[۸] پذیرفتن و پرداختن به کارهاى مختلف بیش از توان، منجر به بیمارى‌هاى جسمى و روحى مى‌شود. بنابراین هر کس باید توجه به توان و ظرفیت خویش، قبول مسئولیت نماید.
 

۱-اعتماد بیش از حد به خود(من از عهده انجام هر کارى برمی‌آیم)
درمان: از خود بپرسید چه چیزى را مى‌خواهید ثابت کنید. واقع‌گرا باشید. عاقبت‌اندیش باشید. خودتان را هلاک نکنید.

۲-ناتوانى در نپذیرفتن درخواست‌ها
درمان: از پذیرفتن مسئولیت صرفاً به خاطر “مورد تحسین واقع شدن” خوددارى کنید.

۳-تخمین نادرست از انجام کار در محدوده زمان
درمان: بدانید که هر کارى بیش از آنچه مى‌پندارید نیاز به وقت دارد(زمان کار، زمان تنفس، ۲۰ درصد زمان تخمینى)

۴-ناتوانى در واگذارى امور به دیگران
اگر کارها را بیشتر بر عهده بگیرید، بدین جهت که فکر مى‌کنید شخص دیگرى قادر به انجام آن نیست، بى‌تردید در انبوه کارها غرق و در انجام کارها دچار اشتباه خواهید شد.
 

فرد خسته، کارآیى کمترى خواهد داشت. خستگى مستقیماً بر میزان وقت، حوصله، خلاقیت و پشتکار و … فرد تأثیر مى‌گذارد. افرادى که فکر مى‌کنند با کار ممتد و بدون استراحت کافى مى‌توانند کار بیشترى انجام دهند، در اشتباه هستند؛ زیرا خستگى، حالتى است که سبب کم شدن کار بدنى و فکرى مى‌شود.
 

۱-بى میلى و بى‌علاقگى به کار و مطالعه و خستگى هنگام مطالعه
درمان: انگیزه خود را مرور کنید. به خود تلقین مثبت بکنید. به خواندن شعر مورد علاقه بپردازید.  کتاب‌هاى مورد علاقه‌تان را بخوانید. در وقت مطالعه، تغییر حالت بدهید. به نقطه نا معلوم نگاه کنید. با صداى بلند مطالعه کنید.

۲-خستگى اعضاى بدن و به دنبال آن، خستگى فکرى …
درمان: تفریح سالم و منظم، تحول در خواب و خوراک و ورزش در هر روز یا یک روز در میان به طور منظم ۱۵-۲۰ دقیقه، پس از یک یا دو ساعت مطالعه، در روى زمین دراز بکشید و کلمه راحتى را در مغز خود مجسم کنید و خود را لمس نمائید.

۳-تشویش، اضطراب، عجله و نگرانى
درمان: باید عوامل آن را شناسایى کرد و از چرخه کار حذف نمود.

۴-بى‌نظمى، بى‌برنامگى، پرخورى، کم‌خوابى، ضعف چشم، سطحى مطالعه کردن،تلقین‌هاى منفى
درمان: توانایى‌ها و استعدادهاى خود را مرور کنید، خود را بشناسید.
 

امام على(علیه السلام) مى‌فرماید: «هر کس تصمیمش بد باشد، تیرش به خودش بر مى‌گردد»[۹] قدرت و سرعت در تصمیم‌گیرى، از شاخصه‌هاى مهم براى مدیر است، ناتوانى در تصمیم‌گیرى، باعث اتلاف وقت خود و دیگران مى‌شود. کسى که عادت دارد در هر موردى، خود را کوچک بشمارد و در هر کارى، با ضعف و بى‌قدرتى اظهار نظر کند، ضعیف و محجوب بار مى‌آید.
 

۱-روشن نبودن جوانب کار
درمان: با افراد موفق، آگاه و با تجربه مشورت کنید.

۲-دو دل بودن
درمان: بهترین راه رسیدن به هدف را بررسى کنید، سپس نسبت به انجام آن کار تصمیم بگیرید.

۳-وابستگى به دیگران
درمان: اجازه ندهید دیگران به شما بگویند چه باید انجام دهید.

۴-ترس از عاقبت کار
درمان: از تعلیل و وقت‌گذارى بیهوده جداً خوددارى کنید. با تصمیم‌گیرى‌هاى کوچک، خود را در تصمیم‌گیرى قوى‌تر کنید.
 

رفاه‌طلبى و پرداختن بى‌حد و اندازه به امور رفاهى، انسان را از اهداف مهمتر و والاتر باز داشته و از این طریق بسیارى از فرصت‌ها از دست خواهد رفت.

منابع کمکى :
۱- اسلامى، سعید؛ مدیریت کاربردى وقت. بى‌جا، بى‌تا، ۱۳۷۳
۲- بلس، ادوانس؛ روان شناسى تنبلى. ترجمه: مهدى قراچه داغى، تهران: نشر دایره، ۱۳۷۹
۳- چایمن، الودون، نگرش مثبت و نحوه بهبود آن. ترجمه: غلامعلى سرمد، تهران: مرکز آموزش بانکدارى، ۱۳۶۸
۴- حقیقى، محمد على؛ الگویى براى تنظیم وقت مدیریت. تهران؛ نشر عالم، ۱۳۷۷
۵- لى ورت، لوار؛ مدیریت زمان. ترجمه تألیف: غلامرضا خاکى، تهران: سازمان بهره‌ورى، ۱۳۷۵
۶- مکنزى، الک؛ مدیریت بهره‌ورى از زمان. ترجمه: محمد رضا رضاپور، تهران: معارف ۱۳۷۴
۷- معاونت تربیتى ـ فرهنگى مؤسسه امام خمینى(ره)، مدیریت برنامه‌ریزى و زمان، قم: مرکز انتشارات، ۱۳۸۵

پی‌نوشت‌ها :
[۱] . معانى الاخبار، ۲۴۳
[۲] . شرح نهج البلاغه ابن ابى الحدید، ج۱۷، ب۴۷، ص۵۰
[۳] . تنبلى یعنى به تعویق انداختن انجام کارى که باید همین حالا انجام شود.(دوانس بلس، ترجمه مهدى قراچه داغى، روان شناسى تنبلى، ص ۱۴)
[۴] . محمد رى شهرى، میزان الحکمه، ج ۸، ص ۳۹۳
[۵] . غرر الحکم، ۴۴۷۱
[۶] . سید محمد حسین طباطبایى، سنن النبى، ص ۷۰
[۷] . بحار، ج۷۷، ص ۷۵ و الحیاه، ج ۱، ص ۳۵۹
[۸] . نهج البلاغه، قصار الحکم، کلمه ۲۷۸
[۹] . غرر الحکم، ۸۳۱۵

منبع: سایت اندیشه قم